Quy trình mua hàng quốc tế là chuỗi các hoạt động nghiệp vụ nối tiếp nhau, từ việc xác định nhu cầu nhập khẩu, tìm kiếm đối tác ngoại thương, đàm phán hợp đồng, tổ chức vận chuyển – thông quan đến khi hàng hóa được nghiệm thu và nhập kho doanh nghiệp. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu có nhiều biến động, việc sở hữu một quy trình thu mua nước ngoài chuẩn hóa giống như việc trang bị một chiếc “la bàn” chính xác cho doanh nghiệp.
Điều này không chỉ giúp kiểm soát tối đa các chi phí phát sinh ẩn mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý hải quan. Bài viết dưới đây của Quasoft hệ thống hóa 8 bước chuẩn trong quy trình mua hàng quốc tế, kèm những lưu ý thực chiến giúp bộ phận thu mua kiểm soát tốt hơn chi phí, rủi ro và tiến độ giao hàng.
Quy trình mua hàng quốc tế là gì?
Quy trình mua hàng quốc tế là chuỗi các bước một doanh nghiệp thực hiện để mua nguyên vật liệu, hàng hóa, thiết bị hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp ở nước ngoài, bắt đầu từ xác định nhu cầu, tìm kiếm và đàm phán với nhà cung cấp, ký hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế, vận chuyển, thông quan cho đến khi nhận hàng và quyết toán công nợ.
So với mua hàng trong nước, hoạt động này có thêm nhiều lớp nghiệp vụ như:
- Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương
- Lựa chọn điều kiện thương mại quốc tế
- Thanh toán bằng ngoại tệ hoặc các phương thức thanh toán quốc tế
- Tổ chức vận chuyển xuyên biên giới
- Chuẩn bị và kiểm soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu
- Khai báo và làm thủ tục hải quan
- Kiểm soát thuế, phí và các yêu cầu quản lý chuyên ngành nếu có
- Theo dõi hàng hóa từ lúc rời nước xuất khẩu đến khi nhập kho
Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? một số phần mềm ERP Việt phổ biến hiện nay
Những đặc trưng của quy trình mua hàng quốc tế
Quy trình mua hàng quốc tế có nhiều điểm khác biệt so với mua hàng trong nước do liên quan đến nhiều bên, thủ tục và rủi ro phát sinh. Cụ thể:
- Nhiều bên tham gia: Ngoài người mua và nhà cung cấp, quy trình còn có thể liên quan đến đơn vị logistics, hãng tàu, ngân hàng, bảo hiểm, hải quan và đơn vị kiểm định.
- Phụ thuộc vào điều kiện Incoterms: Các điều kiện như EXW, FOB, CIF, DDP quy định trách nhiệm, chi phí và rủi ro của mỗi bên trong quá trình giao nhận.
- Chứng từ yêu cầu chặt chẽ: Doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O, C/Q và các giấy tờ liên quan để đảm bảo thanh toán, thông quan thuận lợi.
- Có rủi ro về tỷ giá và thanh toán: Giao dịch bằng ngoại tệ có thể chịu tác động của biến động tỷ giá. Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp như T/T, L/C, D/P.
- Thời gian thực hiện dài hơn: Từ đặt hàng, sản xuất, vận chuyển quốc tế đến thông quan và giao hàng nội địa đều cần thời gian, khiến doanh nghiệp phải chủ động kế hoạch mua hàng.
- Phát sinh nhiều loại chi phí: Ngoài giá mua, doanh nghiệp có thể phải chi trả cước vận chuyển, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, phí cảng, lưu kho, kiểm định và các khoản phát sinh khác.
- Yêu cầu kiểm soát tiến độ: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng đơn hàng, chứng từ và lịch vận chuyển để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
8 bước trong quy trình mua hàng quốc tế chuẩn cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch mua hàng
Quy trình nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp thay vì bắt đầu bằng việc tìm nhà cung cấp.
Bộ phận sử dụng cần xác định rõ:
- Tên hàng và mã hàng.
- Quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Số lượng cần mua.
- Thời điểm cần hàng.
- Ngân sách dự kiến.
- Yêu cầu về chất lượng.
- Điều kiện giao hàng mong muốn.
- Yêu cầu đặc biệt về chứng từ hoặc giấy phép.
Với doanh nghiệp sản xuất, nhu cầu mua có thể xuất phát từ kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu. Nếu dự báo nhu cầu không chính xác, doanh nghiệp có thể rơi vào hai tình huống: thiếu nguyên liệu khiến sản xuất gián đoạn hoặc mua dư dẫn đến tăng tồn kho.
Vì vậy, yêu cầu mua hàng nên được lập thành dữ liệu có thể phê duyệt và theo dõi thay vì chỉ trao đổi qua email, bảng tính hoặc tin nhắn rời rạc.
Bước 2: Tìm kiếm và sàng lọc nhà cung cấp nước ngoài
Chất lượng nhà cung cấp quyết định gần như toàn bộ kết quả của một đơn mua hàng quốc tế. Doanh nghiệp có thể tiếp cận nhà cung cấp qua các sàn thương mại điện tử toàn cầu, hội chợ triển lãm chuyên ngành, hiệp hội nghề nghiệp, đối tác logistics hoặc nguồn giới thiệu từ doanh nghiệp cùng ngành. Khi sàng lọc, cần đánh giá trên nhiều tiêu chí thay vì chỉ nhìn vào giá chào:
- Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, địa chỉ nhà máy thực tế, mức độ minh bạch thông tin.
- Năng lực sản xuất: Quy mô nhà xưởng, công suất, kinh nghiệm xuất khẩu.
- Chứng nhận chất lượng phù hợp ngành hàng như ISO, CE, FDA, RoHS.
- Kinh nghiệm xuất hàng sang Việt Nam hoặc khu vực tương đồng, giúp giảm rủi ro về chứng từ và thủ tục.
- Uy tín thực tế qua đánh giá từ khách hàng cũ hoặc kết quả thẩm định của bên thứ ba.
Bước 3: Gửi yêu cầu báo giá (RFQ), so sánh và đàm phán điều kiện mua
- Gửi RFQ chi tiết gồm quy cách hàng hóa, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, cảng đi cảng đến, điều kiện giao hàng mong muốn và yêu cầu chứng từ
- So sánh mức MOQ theo từng bậc số lượng thay vì chỉ nhìn đơn giá
- Đối chiếu điều kiện Incoterms, thời gian sản xuất và giao hàng giữa các báo giá
- Xem xét chi phí vận chuyển, bảo hiểm (nếu có) và điều khoản thanh toán đi kèm
- Đánh giá chính sách bảo hành đổi trả và khả năng cung cấp đầy đủ bộ chứng từ
- Chủ động đàm phán, tránh để đối tác áp đặt điều khoản bất lợi, nhất là với nhà cung cấp mới
Bước 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
- Thông tin đầy đủ bên mua và bên bán
- Tên hàng, quy cách, đơn giá và tổng giá trị hợp đồng
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms
- Thời gian và địa điểm giao hàng
- Phương thức thanh toán đã thống nhất
- Bộ chứng từ bên bán có trách nhiệm cung cấp
- Điều khoản kiểm hàng, khiếu nại và cơ chế giải quyết tranh chấp
Xem thêm: Tầm quan trọng của quản lý mua hàng đối với doanh nghiệp Việt Nam
Bước 5: Lựa chọn và thực hiện phương thức thanh toán quốc tế
Thanh toán là một trong những khâu cần kiểm soát chặt trong quy trình mua hàng quốc tế.
Một số phương thức thường gặp gồm:
- T/T – Telegraphic transfer: thanh toán chuyển tiền qua ngân hàng. Phương thức này tương đối phổ biến và có thể áp dụng linh hoạt theo thỏa thuận như đặt cọc trước, thanh toán một phần khi giao hàng hoặc thanh toán sau khi nhận chứng từ.
- L/C – Letter of credit: ngân hàng phát hành cam kết thanh toán cho người bán khi các điều kiện và chứng từ quy định trong thư tín dụng được đáp ứng.
Ngoài phương thức thanh toán, doanh nghiệp cần quan tâm đến:
- Tỷ giá ngoại tệ
- Phí ngân hàng
- Thời điểm thanh toán
- Điều kiện giải ngân
- Chứng từ làm căn cứ thanh toán
- Rủi ro khi nhà cung cấp không thực hiện đúng cam kết
Với những hợp đồng có giá trị lớn, bộ phận mua hàng, tài chính – kế toán và lãnh đạo cần phối hợp để đánh giá tổng thể trước khi phê duyệt.
Bước 6: Giám sát sản xuất, đóng gói và vận chuyển
- Theo dõi sát tiến độ sản xuất, có thể yêu cầu hình ảnh, video hoặc thuê đơn vị kiểm định độc lập kiểm tra trước khi xuất hàng
- Đảm bảo đóng gói và nhãn mác đúng tiêu chuẩn, phù hợp phương thức vận chuyển và quy định nhập khẩu
- Phối hợp với nhà cung cấp hoặc đơn vị forwarder để nắm lịch trình ETD/ETA, cảng đi – cảng đến
- Cân nhắc mua bảo hiểm hàng hóa khi giá trị lô hàng hoặc điều kiện giao hàng tiềm ẩn rủi ro
Bước 7: Chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và thông quan
- Rà soát hợp đồng ngoại thương, commercial invoice và packing list, đảm bảo khớp thông tin với nhau
- Chuẩn bị vận đơn
- Chuẩn bị giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) nếu hàng hóa yêu cầu
- Chuẩn bị giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành với nhóm hàng có điều kiện
- Đối chiếu kỹ toàn bộ chứng từ trước khi hàng về để tránh chậm thông quan và phát sinh phí lưu kho, lưu bãi
- Khai báo hải quan điện tử, nộp thuế và phối hợp với đơn vị logistics để thông quan, kéo hàng về kho
Bước 8: Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và quyết toán công nợ
- Đối chiếu hàng thực nhận với hợp đồng, packing list và chứng từ giao nhận
- Kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa (hư hỏng, thiếu kiện, sai nhãn mác)
- Nếu đạt yêu cầu, tiến hành nhập kho, cập nhật dữ liệu mua hàng và hoàn tất thanh toán theo điều khoản đã ký
- Nếu phát sinh sai lệch, lập biên bản ngay để làm căn cứ khiếu nại, bồi thường hoặc đổi trả
- Đánh giá lại năng lực nhà cung cấp, lưu làm dữ liệu tham khảo cho các đơn hàng tiếp theo
Những rủi ro thường gặp trong mua hàng quốc tế
Ba nhóm rủi ro lặp lại nhiều nhất trong mua hàng quốc tế là biến động tỷ giá và thanh toán, chất lượng, uy tín nhà cung cấp, và chậm tiến độ do vận chuyển hoặc thông quan.
- Rủi ro tỷ giá và thanh toán: Giao dịch bằng ngoại tệ khiến doanh nghiệp có thể chịu ảnh hưởng bởi biến động tỷ giá giữa thời điểm ký hợp đồng và thanh toán, từ đó làm giảm biên lợi nhuận. Doanh nghiệp có thể kiểm soát bằng cách thỏa thuận tỷ giá, chia nhỏ các đợt thanh toán hoặc sử dụng công cụ phòng ngừa rủi ro từ ngân hàng
- Rủi ro về chất lượng và uy tín nhà cung cấp: Doanh nghiệp khó kiểm tra trực tiếp hàng hóa trước khi thanh toán, đặc biệt với các đơn hàng ở nước ngoài. Có thể hạn chế rủi ro bằng cách yêu cầu hàng mẫu, kiểm định độc lập đối với đơn hàng giá trị lớn và thường xuyên đánh giá hiệu quả nhà cung cấp
- Rủi ro chậm tiến độ và thông quan: Việc chậm sản xuất, vận chuyển hoặc thiếu/sai chứng từ có thể kéo dài thời gian nhận hàng và phát sinh phí lưu kho, lưu bãi. Doanh nghiệp nên theo dõi lịch sản xuất, lịch vận chuyển và kiểm tra chứng từ trước khi hàng về cảng để chủ động xử lý
Chuẩn hoá quy trình mua hàng quốc tế với Quasoft ERP
Khi số lượng đơn hàng quốc tế tăng lên, việc quản lý rời rạc qua email và Excel gần như chắc chắn dẫn đến bỏ sót thông tin, chậm phê duyệt và khó kiểm soát tiến độ tổng thể. Phân hệ quản lý mua hàng của Quasoft ERP được xây dựng để theo dõi toàn bộ quy trình từ yêu cầu mua, đơn đặt hàng, nhận hàng đến thanh toán nhà cung cấp, với các tính năng chính sau:
- Quản lý yêu cầu mua hàng: Các phòng ban tạo đề nghị mua hàng, theo dõi và phê duyệt theo đúng quy trình đã thiết lập thay vì gửi email rải rác cho từng cấp quản lý
- Quản lý báo giá & lựa chọn nhà cung cấp: Gửi yêu cầu báo giá (RFQ), tiếp nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp và đánh giá ngay trên hệ thống để chọn đối tác phù hợp nhất
- Quản lý đơn đặt hàng: Tạo, phê duyệt và theo dõi tình trạng thực hiện đơn hàng đã phát hành theo thời gian thực
- Quản lý kế hoạch giao hàng: Lập lịch giao hàng theo hợp đồng hoặc đơn hàng, theo dõi tiến độ nhận hàng theo từng đợt
- Nhận hàng & kiểm tra chất lượng: Ghi nhận hàng nhận thực tế, kiểm tra số lượng và chất lượng, lập phiếu nhập kho, xử lý chênh lệch nếu có
- Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ, cập nhật thông tin nhà cung cấp; theo dõi lịch sử giao dịch, mức độ tin cậy và hiệu suất giao hàng tập trung tại một nơi
- Quản lý hợp đồng mua hàng: Theo dõi hợp đồng theo kỳ hạn hoặc giá trị cố định, ràng buộc về điều khoản giao hàng và thời hạn hiệu lực
- Hệ thống phê duyệt & phân quyền: Thiết lập luồng phê duyệt cho toàn bộ quy trình mua (đề nghị, báo giá, đơn hàng, hợp đồng) theo vai trò, cấp bậc và hạn mức, giúp kiểm soát chi tiêu mà không làm chậm tiến độ
- Báo cáo & thống kê mua hàng: Tổng hợp chi phí mua hàng, theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, đánh giá hiệu suất và độ uy tín của nhà cung cấp dựa trên dữ liệu thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn
Các câu hỏi thường gặp về quy trình mua hàng quốc tế
1. Quy trình mua hàng quốc tế gồm bao nhiêu bước?
Về cơ bản, quy trình gồm 8 bước: xác định nhu cầu, tìm kiếm và sàng lọc nhà cung cấp, gửi RFQ và đàm phán, ký hợp đồng ngoại thương, chọn phương thức thanh toán, giám sát sản xuất và vận chuyển, làm thủ tục hải quan, và nhận hàng – quyết toán. Số bước có thể gộp hoặc tách khác nhau tùy quy mô doanh nghiệp, nhưng bản chất các đầu việc là tương đồng.
2. Chứng từ mua hàng quốc tế gồm những gì?
Các chứng từ thường gặp gồm hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, Packing List, chứng từ vận tải, C/O và các giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành tùy mặt hàng.
3. Incoterms có vai trò gì trong mua hàng quốc tế?
Incoterms giúp xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong việc giao hàng.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi mua hàng từ nước ngoài?
Các vấn đề cần kiểm soát gồm uy tín nhà cung cấp, chất lượng, tổng chi phí, tỷ giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, chứng từ, vận chuyển và thủ tục hải quan.
5. Có nên dùng ERP để quản lý mua hàng quốc tế không?
Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, nhà cung cấp hoặc quy trình liên quan đến kho và sản xuất, ERP giúp tập trung dữ liệu, chuẩn hóa phê duyệt, theo dõi đơn hàng và kết nối mua hàng với các bộ phận khác.
Kết luận
Quy trình mua hàng quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ khâu xác định nhu cầu, chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký hợp đồng, thanh toán, vận chuyển, thông quan cho đến khi nhận hàng và quyết toán – mỗi bước đều tiềm ẩn rủi ro riêng nếu thiếu quy trình rõ ràng.
Khi được chuẩn hóa trên một hệ thống tập trung doanh nghiệp có thể hạn chế đáng kể rủi ro về chi phí, chứng từ, tỷ giá và tiến độ giao hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả nhập khẩu và năng lực cạnh tranh trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Đây chính là nền tảng để bộ phận mua hàng chuyển từ vai trò xử lý đơn hàng đơn thuần sang vai trò đối tác chiến lược, đóng góp trực tiếp vào biên lợi nhuận của doanh nghiệp.
