Chi phí triển khai ERP hay giá phần mềm ERP là bao nhiêu? Đây là một câu hỏi không hề dễ trả lời, bởi chi phí ERP không chỉ đơn thuần là giá mua phần mềm. Giá hay chi phí triển khai ERP là tổng hợp của nhiều yếu tố phức tạp, từ quy mô doanh nghiệp đến yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề. Hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp bạn lên kế hoạch ngân sách chính xác, tránh các chi phí phát sinh không mong muốn và đảm bảo dự án thành công.
Trong bài viết này, Quasoft sẽ cùng bạn đi sâu vào từng khía cạnh của chi phí triển khai ERP, từ các loại chi phí cụ thể đến những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến giá.
1. Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?
Thực tế giá của phần mềm ERP không phải là một con số cố định, tuy nhiên trên thị trường hiện nay giá triển khai hệ thống quản trị nguồn lực ERP có giá giao động từ 5000 usd – 95.000 usd tức là từ 132.000.000 vnđ – 3.000.000.000 vnđ.
Chi phí triển khai ERP bao gồm 2 phần chính:
- Chi phí trả cho nhà cung cấp: bao gồm bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, tùy chỉnh, đào tạo và bảo trì. Đây là những khoản chi phí dễ thấy và thường được thể hiện rõ trong hợp đồng.
- Chi phí nội bộ của doanh nghiệp: là các chi phí như nhân sự triển khai ERP, nhân sự đào tạo, trang thiết bị cần thiết để triển khai.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
2.1 Quy mô và loại hình doanh nghiệp:
- Quy mô: Doanh nghiệp càng lớn, có nhiều chi nhánh, phòng ban, quy trình phức tạp và lượng dữ liệu khổng lồ thì chi phí triển khai càng cao.
- Ngành nghề: Các ngành đặc thù như sản xuất, tài chính, y tế có thể đòi hỏi các phân hệ chuyên sâu, tùy chỉnh phức tạp hơn, dẫn đến chi phí tăng.
2.2 Phạm vi và chức năng của hệ thống ERP:
- Số lượng phân hệ: Hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ như Kế toán, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Sản xuất, Nhân sự… Càng nhiều phân hệ được triển khai, chi phí càng cao.
- Mức độ phức tạp: Hệ thống càng có nhiều tính năng chuyên sâu, tích hợp nhiều hệ thống khác (ví dụ: website thương mại điện tử, hệ thống CRM…) thì chi phí càng lớn.
2.3 Yêu cầu tùy chỉnh và nâng cấp (Customization):
Mỗi doanh nghiệp có quy trình hoạt động riêng. Nếu phần mềm ERP tiêu chuẩn không đáp ứng được, doanh nghiệp sẽ cần tùy chỉnh.Mức độ tùy chỉnh càng cao, chi phí và thời gian triển khai càng tăng.
2.4 Số lượng người dùng (users):
Hầu hết các nhà cung cấp ERP tính phí dựa trên số lượng người dùng.Số lượng người dùng càng nhiều, chi phí bản quyền (license) và chi phí đào tạo càng cao.
2.5 Phương pháp triển khai:
- On-premise (tại chỗ): Doanh nghiệp tự mua server, cài đặt và bảo trì. Chi phí ban đầu cao, nhưng doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát dữ liệu.
- Cloud (điện toán đám mây): Doanh nghiệp thuê dịch vụ của nhà cung cấp. Chi phí ban đầu thấp hơn, nhưng chi phí định kỳ (hàng tháng/năm) được tính theo mô hình đăng ký (subscription).
- Hybrid (kết hợp): Kết hợp cả hai mô hình trên.
2.6 Chi phí bản quyền (License)
Việc triển khai hệ thống ERP thường không phải là mua đứt phần mềm mà là mua giấy phép sử dụng. Hình thức cấp phép này có thể áp dụng cho toàn bộ công ty, một bộ phận cụ thể hoặc theo số lượng người dùng. Giấy phép có thể là vĩnh viễn hoặc có thời hạn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần ký kết hợp đồng bảo trì. Hợp đồng này bao gồm các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật phần mềm. Chi phí bảo trì thường được tính theo phần trăm, khoảng 1% giá trị của giấy phép.
2.7 Các yếu tố khác
Chi phí đào tạo: Để đảm bảo nhân viên sử dụng hệ thống hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo. Chi phí này bao gồm:
Đào tạo ban đầu: Chi phí cho các buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm cho từng phòng ban.
Tài liệu hướng dẫn: Chi phí phát triển tài liệu và video hướng dẫn sử dụng.
Hỗ trợ kỹ thuật: Chi phí cho việc xử lý các lỗi phát sinh, giải đáp thắc mắc của người dùng.
Bảo trì hệ thống: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và an toàn.
Nâng cấp: Chi phí cho việc cập nhật các phiên bản mới của phần mềm với các tính năng cải tiến.
4. Làm thế nào để tối ưu chi phí triển khai ERP?
Với kinh nghiệm 15 năm trên thị trường và đã từng triển khai cho hàng ngàn đối tác thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh và loại hình doanh nghiệp khác nhau, chúng tôi có vài lời khuyên chân thành dành cho bạn:
- Xác định rõ nhu cầu trước khi tìm kiếm: Hãy liệt kê các vấn đề đang tồn đọng, các mục tiêu cần đạt được. Một bản yêu cầu chi tiết sẽ giúp bạn và nhà cung cấp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.
- Bắt đầu từ những thứ cốt lõi: Không nhất thiết phải triển khai toàn bộ hệ thống ngay lập tức. Hãy bắt đầu với các phân hệ quan trọng nhất và mở rộng dần theo từng giai đoạn.
- Chuẩn bị dữ liệu sạch: Bắt tay vào việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu càng sớm càng tốt.
- Lựa chọn đối tác phù hợp: Hãy tìm một nhà cung cấp không chỉ bán phần mềm mà còn là người đồng hành, tư vấn chiến lược cho doanh nghiệp bạn.
5. Kết luận
Chi phí triển khai ERP không phải là một khoản chi tiêu mà là một khoản đầu tư chiến lược. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong tương lai.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để triển khai giải pháp ERP, Quasoft tự hào là sự lựa chọn hoàn hảo. Với kinh nghiệm, sự am hiểu sâu sắc về thị trường Việt Nam và đội ngũ chuyên gia tận tâm, chúng tôi cam kết mang đến một giải pháp ERP hiệu quả, tối ưu chi phí và phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
