Sơ đồ quản lý kho là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp nắm bắt và kiểm soát toàn bộ hoạt động trong kho bãi. Trong bối cảnh hàng hóa ngày càng đa dạng, số lượng lớn và luân chuyển liên tục, việc quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn hoặc thất thoát. Trong bài viết này Quasoft sẽ giúp bạn tìm hiểu về sơ đồ quản lý kho và cách thiết kế hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
1.Sơ đồ quản lý kho là gì?
Sơ đồ quản lý kho là bản vẽ hoặc mô hình trực quan thể hiện toàn bộ quá trình tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, xuất kho và kiểm kê hàng tồn trong kho của doanh nghiệp. Đây là tài liệu vận hành hỗ trợ nhân viên kho, kế toán và nhà quản lý thuận tiện theo dõi dòng lưu chuyển hàng hóa, hạn chế nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả công việc.
3 giai đoạn chính trong sơ đồ quản lý kho
Quản lý kho có rất nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn sẽ có nhiều bước thực hiện khác nhau, chính vì vậy khi quản lý kho, doanh nghiệp cần vẽ sơ đồ các bước để đảm bảo nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt, dưới đây là 3 giai đoạn chính
Nhập kho: Là quá trình tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và sắp xếp hàng hóa
Xuất kho: Là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi kho, đóng gói và giao hàng
Kiểm kê và báo cáo: Đối chiếu hàng hóa trong kho và lập báo cáo vận hành.
2. Lợi ích của sơ đồ quản lý kho
Việc xây dựng sơ đồ quản lý kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh nhu cầu lưu trữ và luân chuyển hàng hóa ngày càng tăng cao.
2.1. Tối ưu không gian lưu trữ
Sơ đồ giúp tận dụng tối đa diện tích kho bằng cách bố trí kệ hàng, lối đi, khu vực lưu trữ hợp lý. Nhờ đó, không gian được sử dụng khoa học, hạn chế tình trạng lãng phí diện tích.
2.2. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm
Thay vì mất nhiều thời gian để dò tìm hàng hóa, nhân viên có thể dựa vào sơ đồ để nhanh chóng xác định vị trí. Điều này góp phần rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
2.3. Giảm thiểu sai sót trong quản lý
Một kho hàng được tổ chức theo sơ đồ khoa học sẽ giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn, thất thoát hoặc sai lệch khi nhập xuất hàng. Điều này giúp nâng cao độ chính xác trong quản lý tồn kho.
2.4. Tăng cường khả năng kiểm soát và quản lý
Sơ đồ giúp ban quản lý có cái nhìn trực quan, dễ dàng kiểm soát luồng di chuyển của hàng hóa. Đồng thời, khi có sự thay đổi hoặc mở rộng kho, việc điều chỉnh sẽ trở nên dễ dàng hơn.
2.5. Nâng cao an toàn trong vận hành
Bố trí kho theo sơ đồ hợp lý cũng góp phần đảm bảo an toàn lao động. Ví dụ, lối đi rộng rãi, vị trí kệ hàng chắc chắn và phân khu hợp lý sẽ giảm nguy cơ tai nạn trong quá trình vận hành.
3. Sơ đồ quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp của bạn
3.1. Sơ đồ nhập kho
3.1.1. Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho là tập hợp các bước nhằm đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận, kiểm tra, sắp xếp và ghi nhận chính xác trong hệ thống. Đây là bước đầu tiên trong chuỗi quản lý kho, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của dữ liệu tồn kho cũng như sự thuận lợi trong việc xuất hàng về sau.
3.1.2. Các bước trong sơ đồ nhập kho
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm kê hàng hóa với chứng từ nhập kho
Nhân viên kho tiếp nhận hàng, đối chiếu số lượng, chất lượng với hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc hợp đồng mua bán. Đây là bước quan trọng để tránh nhập sai hoặc thiếu hàng.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Sau khi kiểm tra, nhân viên lập phiếu nhập kho để ghi nhận chính thức số lượng hàng hóa đã tiếp nhận. Phiếu này là căn cứ để cập nhật vào hệ thống và làm cơ sở kế toán.
Bước 3: Sắp xếp hàng hóa trong kho theo đúng vị trí và khoa học
Hàng hóa được đưa về đúng khu vực lưu trữ theo sơ đồ quản lý kho: phân loại theo khu vực, mã sản phẩm hoặc kích thước. Việc này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm sau này.
Bước 4: Cập nhật dữ liệu trên hệ thống phần mềm
Cuối cùng, dữ liệu nhập kho được ghi nhận trên phần mềm quản lý kho hoặc ERP để đồng bộ thông tin với bộ phận kế toán, mua hàng và bán hàng.
3.1.3. Lưu ý khi thiết kế sơ đồ nhập kho
- Bố trí lối đi thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa.
- Khu vực tiếp nhận cần gần cửa ra vào để rút ngắn quãng đường di chuyển.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho để giảm sai sót và tăng tính minh bạch.
3.2. Sơ đồ xuất kho
3.2.1. Quy trình xuất kho là gì?
Quy trình xuất kho là chuỗi các hoạt động đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng hoặc bộ phận sản xuất được diễn ra chính xác, nhanh chóng và đúng quy định. Đây là giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất cũng như trải nghiệm khách hàng.
3.2.2. Sơ đồ quy trình xuất kho
Bước 1: Tiếp nhận và lập phiếu yêu cầu xuất kho
Nhân viên nhận phiếu xuất hàng từ bộ phận liên quan (sản xuất, bán hàng).
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt
Quản lý kho kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu và phê duyệt để tiến hành xuất hàng.
Bước 3: Đối chiếu thông tin và lấy hàng hóa trong kho
Nhân viên kho đối chiếu với sơ đồ và hệ thống để lấy đúng loại hàng, số lượng và vị trí.
Bước 4: Kiểm kê, đóng gói, lập phiếu xuất kho
Hàng hóa được kiểm kê lần cuối, đóng gói và lập phiếu xuất để xác nhận.
Bước 5: Ký xác nhận và bàn giao
Người nhận hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho, chính thức hoàn tất quá trình bàn giao.
Bước 6: Cập nhật thông tin hàng hóa trên phần mềm hệ thống
Dữ liệu tồn kho được cập nhật để phản ánh số lượng chính xác sau khi xuất hàng.
3.2.3. Lưu ý khi thiết kế sơ đồ xuất kho
- Ưu tiên bố trí hàng hóa có tần suất xuất kho cao ở gần cửa kho.
- Có quy định kiểm tra chéo giữa nhân viên kho và quản lý để giảm sai sót.
- Sử dụng phần mềm tích hợp để kết nối dữ liệu với bộ phận bán hàng và kế toán.
3.3. Sơ đồ kiểm kê và báo cáo
3.3.1. Tại sao cần lập báo cáo và kiểm kê hàng hóa?
Báo cáo và kiểm kê giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tồn kho, phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên hệ thống. Đây cũng là cơ sở để đưa ra quyết định nhập thêm, giảm tồn kho hoặc tối ưu danh mục hàng hóa.
3.3.2. Sơ đồ lập báo cáo và kiểm kê hàng hóa
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê
Xác định thời gian, phạm vi và nhân sự thực hiện kiểm kê.
Bước 2: Chuẩn bị trước khi kiểm kê
In danh sách hàng hóa, chuẩn bị dụng cụ, niêm phong khu vực kiểm kê nếu cần.
Bước 3: Tiến hành kiểm kê
Đếm, cân hoặc đo lường hàng hóa để có số liệu thực tế.
Bước 4: Đối chiếu và phân tích chênh lệch
So sánh số liệu kiểm kê với dữ liệu trên phần mềm, xác định nguyên nhân sai lệch (do thất thoát, nhập sai, xuất thiếu…).
Bước 5: Lập báo cáo và biên bản kiểm kê
Tổng hợp kết quả, đưa ra khuyến nghị xử lý và gửi cho ban quản lý để điều chỉnh kịp thời.
3.3.3. Lưu ý khi thiết kế sơ đồ báo cáo và kiểm kê
- Thực hiện định kỳ theo tháng, quý hoặc năm tùy ngành hàng.
- Có thể áp dụng phương pháp kiểm kê luân phiên để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho để giảm thiểu thủ công và tăng độ chính xác.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình vận hành kho hàng hiệu quả giúp hạn chế sai sót và thất thoát cho doanh nghiệp
4.Ví dụ thực tế về sơ đồ quản lý kho trong doanh nghiệp
4.1. Ví dụ về sơ đồ nhập kho
Một công ty phân phối thiết bị điện tử nhập lô hàng laptop từ nhà cung cấp.
- Khi hàng được giao đến, nhân viên kho kiểm tra số lượng 200 chiếc, đối chiếu với hóa đơn.
- Phát hiện 2 chiếc bị lỗi màn hình, nhân viên lập biên bản trả lại cho nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho được lập cho 198 chiếc còn lại.
- Hàng hóa được sắp xếp theo khu vực: Laptop – Dòng A tại kệ 01, Laptop – Dòng B tại kệ 02.
- Dữ liệu được cập nhật vào phần mềm quản lý kho, hiển thị tồn kho chính xác 198 sản phẩm.
Lợi ích: Nhờ sơ đồ nhập kho khoa học, doanh nghiệp tránh được nhầm lẫn, giữ số liệu chính xác, thuận tiện cho việc bán hàng.
4.2. Ví dụ về sơ đồ xuất kho
Một công ty thương mại nhận đơn đặt hàng từ khách gồm: 50 chiếc quạt điện và 30 nồi cơm điện.
- Bộ phận bán hàng gửi phiếu yêu cầu xuất kho.
- Quản lý kho kiểm tra tồn kho, phê duyệt và chuyển cho nhân viên kho.
- Nhân viên tìm hàng dựa theo sơ đồ: Kệ A3 – Quạt điện, Kệ B2 – Nồi cơm điện.
- Sau khi lấy đủ hàng, nhân viên kiểm kê, đóng gói và lập phiếu xuất kho.
- Khách hàng hoặc bộ phận vận chuyển ký nhận.
- Phần mềm được cập nhật, trừ đi số lượng đã xuất.
Lợi ích: Quy trình chặt chẽ giúp đảm bảo giao đúng hàng, đúng số lượng, hạn chế giao nhầm hoặc thiếu hàng cho khách.
4.3. Ví dụ về sơ đồ kiểm kê và báo cáo
Một doanh nghiệp bán lẻ thời trang thực hiện kiểm kê cuối quý:
- Ban quản lý lập kế hoạch kiểm kê 10.000 sản phẩm trong 3 ngày.
- Nhân viên chuẩn bị danh sách sản phẩm từ phần mềm, phân chia khu vực cho từng nhóm.
- Trong quá trình kiểm kê, phát hiện một số sản phẩm thất thoát do bán hàng không ghi nhận vào hệ thống.
- Số liệu thực tế 9.950 sản phẩm, chênh lệch 50 sản phẩm so với hệ thống.
- Biên bản kiểm kê được lập, kèm giải pháp cải thiện quy trình bán hàng và xuất kho.
Lợi ích: Nhờ sơ đồ kiểm kê rõ ràng, doanh nghiệp kịp thời phát hiện sai lệch, tránh rủi ro tồn kho ảo và đưa ra biện pháp khắc phục.
5. Phần mềm quản lý kho thông minh iWarehouse của Quasoft giúp doanh nghiệp quản lý kho toàn diện
Bên cạnh việc xây dựng sơ đồ quản lý kho khoa học, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả vận hành. iWarehouse là phần mềm quản lý kho thông minh do Quasoft phát triển, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa toàn diện, chính xác và hiện đại.
Tính năng nổi bật của iWarehouse
- Quản lý nhập, xuất và tồn kho tự động, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giảm thiểu tình trạng sai lệch số liệu.
- Tích hợp công nghệ quét mã vạch và mã QR, rút ngắn thời gian kiểm kê và xuất nhập hàng.
- Theo dõi lô hàng và hạn sử dụng, phù hợp với các ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc các sản phẩm có vòng đời ngắn.
- Cung cấp hệ thống báo cáo và phân tích chi tiết về tồn kho, luân chuyển hàng hóa, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời.
- Kết nối với phần mềm bán hàng hoặc hệ thống ERP, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận như kế toán, mua hàng và bán hàng.
Lợi ích khi sử dụng iWarehouse
- Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý nhờ tự động hóa các quy trình.
- Nâng cao độ chính xác trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
- Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên với quy trình rõ ràng và minh bạch.
- Đáp ứng nhu cầu quản lý linh hoạt, phù hợp cho cả doanh nghiệp có kho nhỏ hoặc hệ thống kho quy mô lớn.
Với iWarehouse, doanh nghiệp có trong tay một giải pháp quản lý kho thông minh, hỗ trợ nâng cao năng lực quản trị và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
