Theo bài viết về chi phí triển khai ERP mà Quasoft đã chia sẻ trước đó thì chi phí triển khai một hệ thống cho doanh nghiệp là rất lớn và việc lập quy trình triển khai ERP là điều quan trọng đối với đơn vị cung cấp phần mềm ERP. Tại Quasoft, quy trình triển khai phần mềm ERP chuyên nghiệp thường được chia thành nhiều giai đoạn chính, được thực hiện một cách bài bản để đảm bảo dự án thành công. Mời quý khách theo dõi chi tiết trong bài viết sau đây.
1.Quy trình các bước triển khai ERP tại Quasoft
Việc tuân thủ một quy trình triển khai chuẩn là rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro khi đầu tư vào hệ thống ERP. Thông qua các bước trong quá trình triển khai ERP, mà 2 bên bao gồm Quasoft và quý đối tác có thể hiểu nhau hơn từ đó xây dựng một phần mềm bám sát với tình hình doanh nghiệp. Các bước triển khai ERP chi tiết tại Quasoft bao gồm những giai đoạn sau:
1.1 Khảo sát và phân tích nhu cầu
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Quasoft sẽ làm việc với doanh nghiệp để tìm hiểu chi tiết về quy trình kinh doanh hiện tại, các vấn đề đang gặp phải và mục tiêu mong muốn khi triển khai ERP.
1.2. Thiết kế và đề xuất giải pháp
Dựa trên kết quả khảo sát, đội ngũ BA (business analyst) của Quasoft sẽ xây dựng một bản thiết kế hệ thống, phác thảo các module cần thiết (kế toán, sản xuất, kho bãi, v.v.), và đề xuất giải pháp cụ thể phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
1.3. Cấu hình và phát triển hệ thống
Sau khi hai bên thống nhất, đội ngũ kỹ thuật IT sẽ tiến hành cấu hình hệ thống theo thiết kế, bao gồm việc tùy chỉnh các chức năng, tích hợp với các hệ thống hiện có và phát triển thêm các báo cáo hoặc tính năng đặc thù nếu cần.
1.4. Đào tạo người dùng
Đội ngũ chuyên gia sẽ đào tạo cho các nhân viên của doanh nghiệp về cách sử dụng hệ thống mới, từ các tác vụ cơ bản đến các chức năng chuyên sâu của từng bộ phận.
1.5. Chạy thử nghiệm và kiểm tra
Trước khi chính thức đưa vào sử dụng, hệ thống sẽ được chạy thử nghiệm trong môi trường giả lập để phát hiện và khắc phục các lỗi phát sinh, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
1.6. Go-live (Chính thức vận hành)
Đây là thời điểm hệ thống ERP được đưa vào sử dụng chính thức. Đội ngũ hỗ trợ sẽ luôn túc trực để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong những ngày đầu.
1.7. Nghiệm thu và hỗ trợ bảo trì
Sau khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định, Quasoft cùng công ty đối tác sẽ tiến hành nghiệm thu bàn giao tài khoản, tài liệu và các trang thiết bị liên quan (nếu có) bên cạnh đó Quasoft sẽ tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành, thực hiện các bản cập nhật và bảo trì định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.
2. Tại sao cần phải thực hiện quy trình các bước triển khai ERP
Việc lên kế hoạch quy trình các bước triển khai ERP và thực hiện là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của dự án. Một quy trình bài bản như vậy giúp doanh nghiệp giải quyết ba vấn đề chính: đảm bảo sự phù hợp, tối ưu hóa việc sử dụng, và kiểm soát dự án một cách hiệu quả.
Đầu tiên, quy trình giúp đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của hệ thống. Bước khảo sát và phân tích nhu cầu ban đầu là nền tảng để hiểu rõ các quy trình kinh doanh, những thách thức hiện tại, và mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được. Nếu thiếu bước này, rủi ro lớn nhất là hệ thống ERP được triển khai sẽ không đáp ứng được nhu cầu thực tế, dẫn đến việc phải tùy chỉnh nhiều sau này, gây tốn kém và mất thời gian. Khi đã có một bản thiết kế giải pháp chi tiết, quá trình cấu hình và phát triển hệ thống sẽ đi đúng hướng, giúp tối ưu hóa các tính năng và tích hợp hệ thống một cách liền mạch. Hơn nữa, việc nhập dữ liệu ban đầu một cách cẩn thận và chạy thử nghiệm kỹ lưỡng giúp phát hiện và khắc phục lỗi trước khi hệ thống đi vào hoạt động chính thức, tránh được những gián đoạn không đáng có trong công việc hàng ngày.
Thứ hai, quy trình giúp tối ưu hóa việc sử dụng và tăng khả năng chấp nhận từ phía nhân viên. Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP là sự thay đổi thói quen làm việc của nhân viên. Các bước đào tạo người dùng và hỗ trợ sau Go-live đóng vai trò then chốt trong việc giải quyết vấn đề này. Khi nhân viên được đào tạo bài bản và có được sự hỗ trợ kịp thời, họ sẽ cảm thấy tự tin và thoải mái hơn khi sử dụng hệ thống mới. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn thúc đẩy sự chấp nhận và sử dụng hệ thống một cách tích cực, tránh tình trạng “phản kháng” hoặc bỏ qua hệ thống, khiến dự án thất bại. Nếu không có bước đào tạo và hỗ trợ, nhân viên có thể sử dụng sai cách hoặc không khai thác hết các tính năng của hệ thống, làm giảm đáng kể giá trị mà ERP mang lại.
Cuối cùng, quy trình giúp kiểm soát dự án và chi phí một cách chặt chẽ. Một dự án ERP thường có quy mô lớn và phức tạp. Việc chia nhỏ dự án thành các bước cụ thể với các mốc thời gian rõ ràng giúp cả doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm dễ dàng theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực hiệu quả và quản lý rủi ro. Các bước này cũng giúp dự đoán chính xác hơn về chi phí, từ chi phí phần mềm, tùy chỉnh, đến chi phí đào tạo và hỗ trợ, tránh các khoản phát sinh không lường trước được. Việc có một kế hoạch chi tiết ngay từ đầu còn giúp giảm thiểu các rủi ro về mặt kỹ thuật và vận hành, đảm bảo rằng dự án sẽ hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách đã đề ra. Tóm lại, các bước trong quy trình triển khai không phải là một chuỗi các công việc ngẫu nhiên, mà là một lộ trình được thiết kế cẩn thận để dẫn đến một kết quả thành công, mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM CHẤT LƯỢNG
QUASOFT CO.,LTD
Địa chỉ văn phòng Hà Nội: Tầng 7, Toà nhà ACCI, Số 210 Đường Lê Trọng Tấn, Phường Phương Liệt, TP Hà Nội, Việt Nam.
Văn Phòng Hồ Chí Minh: Tòa nhà VietPhone Building, 323A Lê Quang Định, Phường Bình Lợi Trung, Thành phố Hồ Chí Minh
Website: https://www.quasoft.vn/
Số điện thoại: 024.7302.9119
Mail: info@quasoft.vn