Phân loại BOM và Chiến lược phân quyền quản trị dữ liệu sản xuất

Trong các doanh nghiệp có độ trưởng thành cao về quản trị, BOM (Bill of Materials) không tồn tại ở thể đơn nhất. Nó là một thực thể “đa hình” (Polymorphic), biến đổi tùy theo góc nhìn của từng phòng ban. Sự thất bại của nhiều dự án ERP đến từ việc cố gắng ép Kỹ sư thiết kế, Quản đốc xưởng và Kế toán dùng chung một cấu trúc BOM duy nhất.

 

CÁC LOẠI BOM TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Chúng ta cần phân biệt rõ 7 biến thể của BOM xuất hiện trong vòng đời sản phẩm (PLM):

1. EBOM (Engineering BOM) – BOM Thiết kế

• Nguồn gốc: Phần mềm CAD/CAE (SolidWorks, AutoCAD, Catia).
• Cấu trúc: Tổ chức theo chức năng hệ thống (Functional View). Ví dụ: Hệ thống lái, Hệ thống phanh.
• Đặc điểm chuyên sâu:
  • Chứa các thông số hình học, dung sai kỹ thuật.
  • Bao gồm các bản vẽ (Drawings) và chỉ dẫn kỹ thuật.
  • Không bao gồm: Vi dụ: Vật tư phụ (mỡ bôi trơn, keo dán), bao bì, hoặc các bán thành phẩm giả định (Phantom assemblies) phục vụ cho dây chuyền.

2. MBOM (Manufacturing BOM) – BOM Sản xuất

• Nguồn gốc: Chuyển đổi từ EBOM sang (EBOM to MBOM Transformation).
• Cấu trúc: Tổ chức theo quy trình lắp ráp (Process View).
• Sự khác biệt cốt tử với EBOM:
  • Thêm vật tư: Thêm các vật tư tiêu hao (Consumables) không có trong bản vẽ nhưng cần cho sản xuất (găng tay, hóa chất tẩy rửa).
  • Cấu trúc lại: Các chi tiết trong EBOM có thể được nhóm lại thành một “Kit” để dễ cấp phát tại công đoạn 1, hoặc tách ra để gia công tại công đoạn 2.
  • Phantom Items: MBOM sử dụng nhiều mã ảo để đơn giản hóa việc quản lý kho.

 

3. PBOM (Production/Order BOM) – BOM Lệnh sản xuất

• Khái niệm: Nếu MBOM là “Công thức chuẩn” (Master Data), thì PBOM là “Công thức cho một lần nấu cụ thể” (Transaction Data).
• Chi tiết: Khi tạo một Lệnh sản xuất (Work Order) cho 1.000 sản phẩm, hệ thống sao chép MBOM ra thành PBOM.
• Tại sao cần tách biệt? Vì trong lô hàng này, có thể bạn buộc phải thay thế linh kiện A bằng linh kiện B (do đứt hàng) mà không muốn sửa đổi công thức chuẩn MBOM. PBOM lưu lại lịch sử “thực tế đã làm gì” cho lô hàng đó.

4. Sales BOM (SBOM) – BOM Bán hàng

Có 2 dạng biến thể quan trọng:

• Sales Kit (Fixed): Bán 1 bộ máy tính (Màn hình + Case + Phím). Kho trừ 3 món, nhưng hóa đơn chỉ hiện 1 dòng “Bộ máy tính”. Giá bán được set cho cả bộ.
• Assembly-to-Order (Dynamic): Khách hàng chọn cấu hình (CPU i5 hay i7, RAM 8GB hay 16GB). Sales BOM được sinh ra linh động dựa trên các quy tắc ràng buộc (Variant Configuration).

5. Service BOM (After-sales BOM) – BOM Bảo trì/Dịch vụ

• Mục đích: Phục vụ cho bộ phận bảo hành và sửa chữa.
• Đặc điểm:
  • Chỉ liệt kê các bộ phận có thể thay thế được (Serviceable Parts).
  • Ví dụ: Trong EBOM, cái động cơ là một khối. Nhưng trong Service BOM, nó liệt kê Gioăng, Bugi, Lọc dầu vì đây là những thứ sẽ hỏng và cần thay. Kỹ sư thiết kế không quan tâm lọc dầu, nhưng bộ phận bảo hành thì sống nhờ nó.

6. Costing BOM – BOM Giá thành

• Mục đích: Để tính giá vốn tiêu chuẩn (Standard Cost).
• Đặc điểm: Nó liên kết BOM với các yếu tố tài chính như: Chi phí nhân công (Labor cost), Chi phí máy (Machine rate), Chi phí quản lý chung (Overhead). Nó trả lời câu hỏi: “Nếu giá thép tăng 10%, giá thành phẩm tăng bao nhiêu?”.

 

7. Phantom BOM – BOM Ảo

• Định nghĩa: Một cụm chi tiết lắp ráp (Sub-assembly) tồn tại vật lý trên dây chuyền nhưng không được nhập kho.
• Ví dụ: Cụm bánh xe (Lốp + Vành + Săm). Công nhân lắp 3 thứ này lại rồi lắp ngay vào xe máy. Không ai đi nhập kho “Cụm bánh xe” rồi lại xuất ra cả. Hệ thống ERP sẽ “thổi bay” (blow through) mã Phantom này để trừ thẳng Lốp, Vành, Săm khi xe máy hoàn thành.

 

PHÂN QUYỀN VÀ BẢO MẬT DỮ LIỆU BOM (BOM GOVERNANCE)

Phân quyền BOM không chỉ đơn giản là “Cho phép xem” hay “Cho phép sửa”. Trên các hệ thống ERP, phân quyền được chia nhỏ theo 3 chiều không gian:

Chiều 1: Phân quyền theo Vòng đời (Lifecycle State Security)

Một bản BOM sẽ trải qua các trạng thái, và quyền hạn con người thay đổi theo trạng thái đó:

 

Trạng thái BOM	Ý nghĩa	Quyền Kỹ sư R&D	Quyền Giám đốc SX	Quyền Kế toán
Draft (Nháp)	Đang thiết kế, chưa chốt.	Full Control (Thêm/Sửa/Xóa)	Chỉ xem (View)	Không thấy
In Review (Chờ duyệt)	Đang trình ký.	Read-only (Chỉ xem)	Approve/Reject	Không thấy
Released (Ban hành)	Đã chốt, được dùng để SX.	Cấm sửa tuyệt đối	Read-only	Read-only
Obsolete (Hủy bỏ)	Không còn dùng nữa.	Read-only	Read-only	Read-only

 

Quy tắc vàng: Không ai, kể cả Giám đốc, được phép sửa trực tiếp một BOM đang ở trạng thái Released. Muốn sửa, bắt buộc phải tạo một phiên bản mới (New Version) thông qua quy trình ECN (Engineering Change Note).

Chiều 2: Phân quyền theo Trường dữ liệu (Field-level Security)

Không phải ai truy cập vào BOM cũng được thấy mọi thông tin. Đây là tính năng bảo mật cấp cao:

• Bộ phận Kỹ thuật: Thấy mã vật tư, thông số kỹ thuật, bản vẽ CAD.
  • Bị ẩn: Đơn giá mua (Unit Price), Nhà cung cấp (Vendor Name). Lý do: Kỹ sư không cần biết giá để tránh bị thiên kiến hoặc móc ngoặc.
• Bộ phận Mua hàng: Thấy Mã vật tư, Nhà cung cấp, Tổng lượng nhu cầu.
  • Bị ẩn: Các ghi chú kỹ thuật nội bộ (Internal R&D Notes).
• Bộ phận Sản xuất: Thấy Mã vật tư, Số lượng, Vị trí lắp ráp.
  • Bị ẩn: Giá thành (Cost). Công nhân không cần biết con ốc này bao nhiêu tiền, chỉ cần biết lắp vào đâu.

 

Chiều 3: Phân quyền theo Hành động (Action-based Security) – Ma trận RACI

Chúng ta thiết lập ma trận trách nhiệm để cài đặt vào hệ thống ERP:

 

Hành động	R&D (Thiết kế)	Planning (Kế hoạch)	Production (Sản xuất)	Finance (Kế toán)
Tạo mới BOM (Create)	R (Responsible)	I (Informed)	–	–
Thêm vật tư phụ (MBOM)	C (Consulted)	R (Responsible)	C (Consulted)	–
Duyệt BOM (Approve)	–	A (Accountable)	A (Accountable)	I
Chạy MRP từ BOM	–	R	I	–
Tính giá thành (Roll-up)	I	–	–	R
Thay đổi BOM (ECN)	R	C	C	I

(R: Thực hiện, A: Phê duyệt/Chịu trách nhiệm, C: Tham vấn, I: Được thông báo)

 

QUY TRÌNH QUẢN LÝ THAY ĐỔI (CHANGE MANAGEMENT)

Sự nguy hiểm nhất trong quản trị BOM là sự thay đổi tùy tiện. Quy trình phân quyền phải ép buộc người dùng đi qua “cửa ải” ECN/ECO (Engineering Change Order).

• Change Request (Yêu cầu)
• Impact Analysis (Phân tích tác động)
• Approval Workflow (Luồng duyệt)
• Effective Date (Ngày hiệu lực)

 

>> Xem thêm: BOM (Bill Of Materials): Nền Tảng Cốt Lõi Của Sản Xuất Hiện đại

 

KẾT LUẬN

Việc Phân loại BOM giúp doanh nghiệp nói đúng ngôn ngữ của từng bộ phận, trong khi Phân quyền BOM giúp bảo vệ “bộ gen” của doanh nghiệp khỏi các đột biến nguy hiểm.

Đối với nhà quản trị, việc đầu tư thời gian để định nghĩa rõ ràng các loại BOM và quy tắc phân quyền ngay từ giai đoạn đầu triển khai ERP (Blueprint phase) sẽ tiết kiệm hàng nghìn giờ khắc phục sai sót dữ liệu sau này.