Khi một doanh nghiệp quyết định đầu tư vào hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), một trong những câu hỏi mang tính chiến lược đầu tiên cần trả lời là: nên “mua đứt” bản quyền vĩnh viễn (On-Premise) hay lựa chọn mô hình thuê bao trên nền tảng đám mây (Cloud/SaaS)? Đây không chỉ là quyết định về tài chính, mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng tùy chỉnh, vận hành và sự linh hoạt của doanh nghiệp trong tương lai.
Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ và AI toàn cầu hiện nay, cả hai hình thức đều có những ưu và nhược điểm rõ rệt. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng mô hình để giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Ưu và nhược điểm khi mua phần mềm ERP (On-Premise)
Mua phần mềm ERP là hình thức truyền thống và được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng hiện nay. Doanh nghiệp sẽ trả một khoản chi phí lớn ban đầu để sở hữu bản quyền phần mềm vĩnh viễn và tự cài đặt, vận hành hoặc do công ty cung cấp phần mềm hỗ trợ trên hệ thống máy chủ của mình.
Ưu điểm:
- Toàn quyền sở hữu và kiểm soát: Lợi ích lớn nhất là quyền sở hữu vĩnh viễn. Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hệ thống, dữ liệu và chính sách bảo mật của mình. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các ngành nghề đặc thù như tài chính, quốc phòng hoặc các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cấp cao.
- Tùy chỉnh sâu và không giới hạn: Doanh nghiệp có thể tự do “may đo” phần mềm để phù hợp hoàn hảo với các quy trình vận hành phức tạp và độc nhất của mình mà không bị giới hạn bởi khuôn khổ của nhà cung cấp.
- Chi phí dài hạn có thể thấp hơn: Mặc dù chi phí ban đầu rất cao, nhưng khi xét về dài hạn (trên 5-7 năm), tổng chi phí sở hữu (TCO) có thể sẽ thấp hơn so với việc phải trả phí thuê bao liên tục hàng tháng.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Đây là rào cản lớn nhất, bao gồm tiền bản quyền phần mềm, chi phí mua sắm và lắp đặt máy chủ, hạ tầng mạng, cùng với chi phí triển khai, tùy chỉnh và đào tạo đội ngũ.
- Chi phí vận hành và bảo trì đắt đỏ: Doanh nghiệp phải tự xây dựng một đội ngũ IT có năng lực để quản lý, vận hành, sao lưu và bảo trì toàn bộ hệ thống.
- Thời gian triển khai kéo dài: Quá trình từ lúc bắt đầu đến khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định thường kéo dài từ vài tháng đến cả năm.
- Rủi ro công nghệ lạc hậu: Việc nâng cấp lên các phiên bản mới thường phức tạp và tốn kém, khiến nhiều doanh nghiệp ngại thay đổi và dần bị tụt hậu về công nghệ.
Ưu và nhược điểm khi thuê Phần mềm ERP (Cloud/SaaS)
Thuê phần mềm ERP hiện nay đang là xu hướng của công nghệ hiện đại dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp sẽ trả một khoản phí định kỳ (tháng/quý/năm) để sử dụng phần mềm do nhà cung cấp vận hành trên nền tảng điện toán đám mây.
Ưu điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Loại bỏ hoàn toàn gánh nặng đầu tư vào hạ tầng máy chủ, giúp doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs, có thể tiếp cận công nghệ ERP tiên tiến với ngân sách hợp lý.
- Triển khai nhanh chóng: Thời gian triển khai được rút ngắn đáng kể, thường chỉ mất vài ngày đến vài tuần để hệ thống có thể đi vào hoạt động.
- Không lo vận hành, bảo trì: Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về việc vận hành máy chủ, bảo mật, sao lưu dữ liệu và tự động cập nhật phần mềm lên các phiên bản mới nhất, giúp doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào kinh doanh.
- Linh hoạt và dễ dàng mở rộng: Việc thêm bớt người dùng, tính năng hay mở rộng quy mô trở nên cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có kết nối internet, người dùng có thể truy cập hệ thống trên mọi thiết bị, hỗ trợ tối đa cho mô hình làm việc linh hoạt và từ xa.
Nhược điểm:
- Tổng chi phí dài hạn có thể cao hơn: Về lâu dài, tổng chi phí thuê bao có thể vượt qua chi phí mua một lần. Doanh nghiệp không sở hữu phần mềm mà chỉ có quyền sử dụng.
- Hạn chế về tùy chỉnh sâu: Do sử dụng chung một nền tảng, khả năng tùy chỉnh theo các quy trình quá đặc thù sẽ bị hạn chế hơn so với mô hình mua đứt.
- Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp về hiệu suất hệ thống, bảo mật và lộ trình phát triển sản phẩm.
- Yêu cầu kết nối Internet ổn định: Kết nối internet là yếu tố bắt buộc để hệ thống có thể hoạt động.
Bảng so sánh trực quan giữa thuê và mua phần mềm ERP
| Tiêu chí | Mua (On-Premise) | Thuê (Cloud / SaaS) |
| Chi phí ban đầu | Rất cao | Thấp |
| Quyền sở hữu | Sở hữu vĩnh viễn | Chỉ có quyền sử dụng |
| Khả năng tùy chỉnh | Rất cao, không giới hạn | Hạn chế, theo khuôn khổ |
| Hạ tầng & Vận hành | Doanh nghiệp tự lo | Nhà cung cấp chịu trách nhiệm |
| Thời gian triển khai | Dài (vài tháng – 1 năm) | Nhanh (vài ngày – vài tuần) |
| Khả năng mở rộng | Khó khăn, tốn kém | Dễ dàng, linh hoạt |
| Đối tượng phù hợp | Tập đoàn, Doanh nghiệp lớn | SMEs, Công ty khởi nghiệp |
Lời khuyên cho doanh nghiệp của bạn
Lựa chọn thuê hoặc mua phần mềm ERP cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc rất nhiều yếu tố như quy mô, loại hình kinh doanh, ngân sách đầu tư,…
Lựa chọn mua ERP nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp lớn và có tài chính dồi dào. Doanh nghiệp của bạn có những quy trình vận hành độc nhất, phức tạp bắt buộc phải tùy chỉnh phần mềm sâu. Bạn cần kiểm soát hạ tầng bảo mật dữ liệu ở cấp độ cao nhất để giữ vững lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó doanh nghiệp của bạn đã có đội ngũ IT nội bộ dày dạn kinh nghiệm để vận hành triển khai.
Thuê ERP khi doanh nghiệp của bạn thuộc quy mô vừa và nhỏ (SMEs) hoặc công ty khởi nghiệp muốn tối ưu chi phí ban đầu. Việc thuê phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp cần đưa vào sử dụng ngay, quy trình làm việc nội bộ không quá phức tạp.
Kết luận, việc thuê hay mua ERP đều có những giá trị riêng. Xu hướng hiện nay đang nghiêng về mô hình thuê (Cloud ERP) vì sự linh hoạt và hiệu quả về chi phí. Tuy nhiên, quyết định cuối cùng phải dựa trên một phân tích kỹ lưỡng về nhu cầu và lộ trình phát triển của chính doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn và cần một đối tác có kinh nghiệm để tư vấn sâu hơn về việc lựa chọn mô hình triển khai ERP phù hợp nhất, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Quasoft. Chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cùng bạn tìm ra lời giải tối ưu.
