Khi thành lập doanh nghiệp, tổ chức, quản trị là yếu tố không thể thiếu để “chèo lái” tập thể hướng đến mục tiêu lợi ích chung. Vậy quản trị doanh nghiệp là gì? Nó bao gồm những chức năng nào và tại sao lại đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Tổng quan về quản trị doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp (Business Management) là toàn bộ quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát mọi nguồn lực và hoạt động của một doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất.
Quản trị doanh nghiệp không phải là công việc của chỉ một cá nhân hay một bộ phận, mà là sự tham gia và phối hợp của nhiều nhóm đối tượng khác nhau, có thể tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình quản trị tùy theo vị trí trong doanh nghiệp. Hệ thống phân cấp của một doanh nghiệp, tổ chức thường bao gồm 4 phân khúc như quản trị cấp cao, quản trị cấp trung, quản trị cấp cơ sở và nhân viên. Hoạt động quản trị sẽ diễn ra chính ở 3 phân khúc cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở.
Các Chức năng Cốt lõi của Quản trị Doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp xoay quanh 4 chức năng chính và liên kết chặt chẽ với nhau:
Hoạch định (Planning): Đây là chức năng khởi đầu, bao gồm việc xác định mục tiêu cần đạt được và đề ra kế hoạch hành động chi tiết để thực hiện mục tiêu đó.
Tổ chức (Organizing): Sau khi có kế hoạch, chức năng tổ chức sẽ sắp xếp và phân bổ các nguồn lực (con người, tài chính, cơ sở vật chất) để thực thi kế hoạch. Công việc này bao gồm xây dựng cơ cấu tổ chức, phân chia phòng ban, mô tả công việc, giao quyền hạn và trách nhiệm.
Lãnh đạo (Leading/Directing): Đây là chức năng liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Nhà quản trị sử dụng ảnh hưởng của mình để hướng dẫn, động viên và truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc hăng say, đồng lòng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát (Controlling): Chức năng này đảm bảo mọi việc đi đúng hướng. Nó bao gồm việc đo lường kết quả hoạt động thực tế, so sánh với kế hoạch đã đề ra, tìm ra các sai lệch và đưa ra các hành động điều chỉnh kịp thời.
>> XEM THÊM: Quản trị doanh nghiệp là gì? Vai trò và chức năng đối với doanh nghiệp chi tiết
Mục tiêu của quản trị doanh nghiệp
Tối đa hóa lợi nhuận và giá trị cho chủ sở hữu: Đây là mục tiêu kinh tế cốt lõi của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào khi được thành lập nên. Quản trị doanh nghiệp hiệu quả góp phần giúp doanh nghiệp vững bước trên con đường thành công và phát triển. Ngày nay, một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả phải hướng tới mục tiêu lớn hơn đó là phát triển bền vững bằng cách cân bằng và hài hòa lợi ích của tất cả các bên liên quan như khách hàng, nhân sự, đối tác, nhà cung cấp,…
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực: Việc đưa ra những chính sách quản trị đúng đắn kịp thời giúp doanh nghiệp sử dụng và khai thác tối đa được nguồn lực như nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất,… tránh việc lãng phí và không hiệu quả.
Phát triển bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh: Quản trị doanh nghiệp tốt không chỉ giúp cải thiện mà còn là yếu tố nền tảng để tạo ra và duy trì vị thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. Khách hàng yên tâm khi lựa chọn sản phẩm của bạn nếu quy trình quản trị, quản lý sản xuất của bạn chặt chẽ đảm bảo các tiêu chí do pháp luật quy định. Bên cạnh đó, việc quản trị doanh nghiệp hiệu quả cũng sẽ thu hút và giữ chân các nhân tài đến làm việc và gắn bó với công ty có tầm nhìn rõ ràng, môi trường làm việc công bằng, văn hóa lành mạnh và ban lãnh đạo có tâm, có tầm.
Tầm quan trọng của việc quản trị đối với doanh nghiệp
Định hướng rõ ràng
Quản trị tốt cung cấp cho doanh nghiệp một lộ trình phát triển mạch lạc, giống như một chiếc la bàn và tấm hải đồ chi tiết cho con tàu trên biển lớn. Nếu không có quản trị, doanh nghiệp sẽ hoạt động một cách tự phát, không có mục tiêu chung và dễ dàng đi chệch hướng.
Biến tầm nhìn thành hành động: Ban lãnh đạo đặt ra một tầm nhìn dài hạn (đích đến). Quản trị tốt sẽ chia nhỏ tầm nhìn đó thành các mục tiêu chiến lược, rồi tiếp tục phân rã thành các mục tiêu cụ thể, đo lường được cho từng phòng ban, từng cá nhân (ví dụ: theo phương pháp SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Khả thi, Relevant – Liên quan, Time-bound – Có thời hạn).
Tập trung nguồn lực: Khi mọi người từ cấp cao nhất đến nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu chung, mọi nguồn lực (tài chính, nhân sự, thời gian) sẽ được tập trung vào những việc quan trọng nhất. Điều này giúp tránh lãng phí nguồn lực vào các dự án không mục đích, các hoạt động chồng chéo hay những ý tưởng không phù hợp với chiến lược tổng thể. Kết quả là mọi nỗ lực đều đóng góp vào việc đưa con tàu doanh nghiệp tiến về phía trước.
Nâng cao hiệu quả hoạt động.
Một doanh nghiệp được quản trị tốt sẽ vận hành như một cỗ máy được bôi trơn kỹ lưỡng, nơi mọi bộ phận đều phối hợp nhịp nhàng với nhau. Quản trị không chỉ giao việc, mà còn thiết kế cách thức công việc được thực hiện một cách tối ưu nhất.
Các nhà quản trị liên tục rà soát, phân tích và cải tiến các quy trình làm việc để loại bỏ các bước thừa, giảm thiểu thời gian chờ đợi và các điểm nghẽn (bottlenecks). Việc áp dụng các phương pháp như Lean (Sản xuất tinh gọn) hay Kaizen (Cải tiến liên tục) giúp quy trình vận hành ngày càng trơn tru hơn.
Quản trị hiệu quả giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí, từng phòng ban. Điều này giúp tránh tình trạng “cha chung không ai khóc” hoặc dẫm chân lên việc của nhau, đảm bảo mọi mắt xích trong dây chuyền đều hoạt động đúng chức năng.
Xây dựng niềm tin
Niềm tin là tài sản vô hình quý giá nhất của một doanh nghiệp, và nó được xây dựng từ một hệ thống quản trị minh bạch, công bằng và có trách nhiệm.
Với nhà đầu tư và cổ đông: Quản trị tốt với các báo cáo tài chính minh bạch, hệ thống kiểm soát rủi ro rõ ràng sẽ tạo dựng niềm tin rằng khoản đầu tư của họ đang được sử dụng một cách hiệu quả và an toàn.
Với khách hàng: Một doanh nghiệp được quản trị tốt sẽ mang đến những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng ổn định và dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Khách hàng tin rằng họ đang giao dịch với một tổ chức đáng tin cậy.
Với đối tác và nhà cung cấp: Sự công bằng, sòng phẳng và giữ đúng cam kết trong hợp tác sẽ xây dựng niềm tin, tạo ra các mối quan hệ đối tác bền chặt.
Với nhân viên: Môi trường làm việc công bằng, có lộ trình thăng tiến rõ ràng và một ban lãnh đạo có tầm nhìn sẽ khiến nhân viên tin tưởng và gắn bó lâu dài, sẵn sàng cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty.
Tăng khả năng thích ứng
Thị trường luôn biến động không ngừng. Một doanh nghiệp được quản trị tốt sẽ có “sức đề kháng” cao hơn và khả năng xoay xở linh hoạt hơn trước những thách thức.
Quản trị hiệu quả đòi hỏi phải có hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu. Thay vì quyết định dựa trên cảm tính, ban lãnh đạo sẽ dựa vào các con số thực tế để nhận diện xu hướng thị trường, đánh giá rủi ro và đưa ra các quyết định ứng phó một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống quản trị tốt bao gồm cả việc xây dựng các kịch bản và kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm tàng (khủng hoảng kinh tế, gián đoạn chuỗi cung ứng, thay đổi chính sách…). Điều này giúp doanh nghiệp không bị động và có thể vượt qua khủng hoảng tốt hơn các đối thủ.
Một môi trường quản trị cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và chấp nhận rủi ro có kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp liên tục đổi mới sản phẩm, dịch vụ và quy trình để không bị tụt hậu.
Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp hiện nay
Việc ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Hiện nay, các doanh nghiệp tại Việt Nam đang chứng kiến sự bùng nổ của nhiều xu hướng công nghệ như là internet vạn vật (internet of things, IOT), trí tuệ nhân tạo (AI), các phần mềm chuyên dụng.
Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất giúp hiện thực hóa các chức năng quản trị một cách khoa học chính là hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP). ERP hỗ trợ nhà quản trị theo sát được diễn biến trong doanh nghiệp của mình nhờ tính năng kết hợp với IOT liên kết từ tầng quản trị văn phòng đến tầng nhà máy sản xuất, dữ liệu và báo cáo được cập nhật theo thời gian thực giúp cho nhà quản trị ra quyết định kịp thời.
Kết luận
Quản trị doanh nghiệp là nền tảng không thể thiếu cho mọi tổ chức muốn tồn tại và vươn xa. Bốn chức năng Hoạch định – Tổ chức – Lãnh đạo – Kiểm soát là bốn bánh xe giúp cỗ máy doanh nghiệp tiến về phía trước. Trong thời đại số, việc trang bị các công cụ công nghệ như ERP chính là “động cơ” mạnh mẽ, giúp cỗ máy đó vận hành với tốc độ và hiệu quả vượt trội.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp công nghệ để hợp nhất dữ liệu, tự động hóa quy trình và đưa việc quản trị doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cùng bạn xây dựng một hệ thống quản trị vững chắc cho tương lai.
