Trong doanh nghiệp việc điều hành sản xuất đóng vai trò quan trọng giúp quy trình sản xuất hoạt động ổn định và hiệu quả. Cùng Quasoft tìm hiểu điều hành sản xuất là gì? quy trình thực hiện chi tiết từ lập kế hoạch, kiểm soát đến công đoạn kiểm tra và cải tiến giúp doanh nghiệp duy trì mạch sản xuất ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm
Điều hành sản xuất là gì?
Điều hành sản xuất là quá trình tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sản phẩm được tạo ra đúng chất lượng, số lượng, tiến độ và chi phí đã đề ra. Điều hành sản xuất là một phần quan trọng trong quản lý sản xuất giúp điều phối nguồn lực sản xuất như nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực, công nghệ…để quá trình sản xuất diễn ra trôi chảy, hiệu quả, hạn chế lãng phí và tối ưu lợi nhuận.
Điều hành sản xuất và quản lý sản xuất có liên quan chặt chẽ nhưng khác nhau ở phạm vi và tính chất công việc. Quản lý sản xuất mang tính chiến lược, định hướng dài hạn, bao gồm hoạch định mục tiêu, xây dựng quy trình, phân bổ nguồn lực và kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất.
Trong khí đó Điều hành sản xuất thiên về thực thi và tác nghiệp, tức là tổ chức, giám sát, xử lý sự cố trong quá trình sản xuất hằng ngày để đảm bảo kế hoạch quản lý đề ra được thực hiện hiệu quả.
Những khó khăn trong điều hành sản xuất
Trong quá trình điều hành sản xuất, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều khó khăn đến từ nhiều khía cạnh khác nhau. Ví dụ như:
Nguồn lực sản xuất bị thiếu và chuyên môn thấp: Con người là nhân tố dễ thay đổi nhất trong việc điều hành sản xuất. Việc điều hành sản xuất gặp khó khăn khi nhân sự có năng suất làm việc không ổn định, chuyên môn tay nghề không cao, nghỉ đột xuất không thông báo trước trong khi bộ phận tuyển dụng chưa thể bổ sung nhân sự kịp thời.
Biến động nguyên vật liệu: Nền kinh tế thị trường luôn biến đổi đặc biệt đối với nước đang phát triển như Việt Nam. Nguyên vật liệu cung ứng đầu vào có thể bị tăng giá thành, chất lượng kém không đồng nhất, trong quá trình cung ứng nguyên vật liệu bị mất hỏng hóc gây thiếu hụt cũng làm cho quá trình điều hành sản xuất gặp khó khăn.
Máy móc hoặc công nghệ gặp lỗi: Trong quá trình vận hành máy móc và công nghệ sử dụng của doanh nghiệp có thể gặp lỗi do được sử dụng quá lâu, máy móc đã cũ hoặc không được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên.
Tiến độ sản xuất bị chậm: Các công đoạn sản xuất phụ thuộc lẫn nhau, khi một công đoạn gặp lỗi sẽ khiến cả quy trình tắc nghẽn từ đó khiến tiến độ sản xuất theo kế hoạch bị chậm.
Chất lượng sản phẩm không đồng đều: Đây là khó khăn tiêu biểu trong quá trình điều hành sản xuất. Khi gặp vấn đề này người quản lý sản xuất cần phải rà soát lại mọi công đoạn từ kế hoạch đến nguyên vật liệu và cả quá trình để tìm ra nguyên nhân.
Môi trường và an toàn lao động: Việc điều hành sản xuất có thể gặp khó khăn khi môi trường lao động không an toàn khiến công nhân không thể làm việc hoặc xảy ra tai nạn lao động. Ngoài ra, thời tiết biến động và tác động của môi trường như nhiệt độ, độ ẩm,.. cũng khiến việc điều hành sản xuất gặp nhiều thách thức.
Tồn kho và giao nhận: Việc quản lý tồn kho kém gây lãng phí và dư thừa trong sản xuất đi kèm với quá trình giao nhận xảy ra sự cố khiến hàng hóa bị hỏng hóc phải quay đầu là bài toán mà nhà điều hành sản xuất cần giải.
Yếu tố khách quan khác: Một số các yếu tố bên ngoài khác ảnh hưởng đến việc điều hành sản xuất như Thay đổi nhu cầu thị trường, đơn hàng đột xuất, chính sách, quy định pháp luật thay đổi, ảnh hưởng từ thiên tai, dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế.
Chi tiết quy trình điều hành sản xuất
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc điều hành sản xuất không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo hàng hóa được tạo ra đúng tiến độ, mà còn cần tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng và đáp ứng linh hoạt nhu cầu thị trường. Một quy trình điều hành sản xuất hiệu quả thường xoay quanh 5 bước cơ bản: lập kế hoạch, kiểm soát, lập lịch, quản lý tồn kho, đánh giá và cải tiến.
1. Lập kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch là bước khởi đầu quan trọng để định hướng toàn bộ hoạt động sản xuất. Từ nhu cầu thị trường hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp xác định khối lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần thiết.
Trong giai đoạn này, nhà quản lý phải cân nhắc nhiều yếu tố: năng lực dây chuyền, năng suất lao động, nguồn cung nguyên vật liệu và chi phí dự kiến. Một kế hoạch chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn lực, đồng thời đảm bảo sản xuất đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.
2. Kiểm soát sản xuất
Sau khi đã có kế hoạch, bước tiếp theo là triển khai kiểm soát quá trình sản xuất. Công tác kiểm soát bao gồm việc giám sát tiến độ ở từng công đoạn, theo dõi chất lượng sản phẩm và đảm bảo việc sử dụng nguồn lực đúng theo kế hoạch đã đề ra.
Nếu xuất hiện các sai lệch như sản phẩm lỗi, tiến độ chậm hoặc chi phí vượt mức, người điều hành cần nhanh chóng phát hiện để có phương án xử lý kịp thời. Kiểm soát sản xuất giúp duy trì sự ổn định, đồng bộ và nâng cao độ tin cậy của toàn bộ dây chuyền.
3. Lập lịch sản xuất
Lập lịch sản xuất là bước cụ thể hóa kế hoạch thành các hoạt động hằng ngày, hằng tuần hoặc theo ca kíp. Công tác này đảm bảo máy móc, nguyên vật liệu và nhân lực được phân bổ hợp lý, tránh tình trạng nghẽn tắc hoặc trùng lặp công việc.
Một lịch sản xuất khoa học không chỉ giúp duy trì tiến độ mà còn nâng cao năng suất lao động, tận dụng tối đa công suất thiết bị. Đây cũng là nền tảng để bộ phận điều hành dễ dàng giám sát, điều chỉnh khi có biến động trong đơn hàng hoặc nhu cầu thị trường.
4. Quản lý hàng tồn kho sản xuất
Hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong chuỗi sản xuất – cung ứng. Nếu tồn kho quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, chi phí lưu kho cao; ngược lại, tồn kho thiếu sẽ dẫn đến gián đoạn sản xuất và không kịp giao hàng cho khách.
Do đó, việc quản lý tồn kho hiệu quả đòi hỏi theo dõi sát sao lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Ứng dụng các phần mềm quản lý kho, phương pháp Just In Time (JIT) hay kiểm kê định kỳ là cách để duy trì mức tồn kho tối ưu, hỗ trợ sản xuất diễn ra liên tục và tiết kiệm chi phí.
5. Đánh giá và cải tiến
Sau mỗi chu kỳ sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá tổng thể kết quả đạt được so với kế hoạch ban đầu. Quá trình này bao gồm phân tích mức độ hoàn thành tiến độ, chi phí thực tế, chất lượng sản phẩm cũng như hiệu suất của máy móc và nhân lực.
Từ kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể xác định những điểm còn hạn chế và đưa ra các giải pháp cải tiến. Việc áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại như Lean, Kaizen, 5S hay ứng dụng công nghệ số trong quản trị sản xuất sẽ giúp quy trình ngày càng tinh gọn, hiệu quả và bền vững hơn.
Các phương pháp quản lý điều hành sản xuất hiệu quả
Trong môi trường sản xuất hiện đại, doanh nghiệp không chỉ cần tạo ra sản phẩm đúng tiến độ mà còn phải tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và linh hoạt đáp ứng nhu cầu thị trường. Để đạt được điều đó, nhiều phương pháp quản lý sản xuất tiên tiến đã được ứng dụng rộng rãi trên toàn cầu. Dưới đây là 6 phương pháp phổ biến và hiệu quả mà các doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai.
1. Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn)
Lean Manufacturing tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong toàn bộ quy trình sản xuất. Các loại lãng phí bao gồm: tồn kho dư thừa, thời gian chờ đợi, sản phẩm lỗi, vận chuyển không cần thiết, hay thao tác thừa của người lao động.
Mục tiêu của Lean là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng với ít nguồn lực hơn, nhờ đó giúp doanh nghiệp giảm chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh.
2. Kaizen – Cải tiến liên tục
Kaizen là triết lý quản lý nổi tiếng của Nhật Bản, nhấn mạnh việc cải tiến nhỏ nhưng đều đặn, liên tục trong mọi khâu sản xuất. Phương pháp này khuyến khích sự tham gia của toàn bộ nhân viên – từ lãnh đạo đến công nhân – nhằm tìm ra những cải tiến hữu ích hằng ngày.
Ưu điểm lớn nhất của Kaizen là tạo nên văn hóa cải tiến trong doanh nghiệp, giúp quy trình sản xuất ngày càng tối ưu mà không cần thay đổi quá lớn, quá tốn kém.
3. Six Sigma
Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu sai lỗi trong sản xuất bằng cách áp dụng các công cụ thống kê để kiểm soát và cải tiến chất lượng. Mục tiêu của phương pháp này là đạt tỷ lệ lỗi thấp nhất có thể (3,4 lỗi trên một triệu cơ hội).
Six Sigma không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu.
4. 5S
5S là phương pháp quản lý nổi tiếng bắt nguồn từ Nhật Bản, bao gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng).
Mục tiêu của 5S là tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, an toàn, từ đó nâng cao năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Một môi trường 5S còn giúp hạn chế tai nạn lao động, giảm sai sót và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.
5. Just-In-Time (JIT)
Just-In-Time là phương pháp quản lý tồn kho và sản xuất nổi tiếng, theo đó nguyên vật liệu và sản phẩm chỉ được sản xuất “vừa kịp lúc” khi có nhu cầu.
Phương pháp này giúp giảm tồn kho, tiết kiệm chi phí lưu kho và tăng khả năng linh hoạt trong sản xuất. Tuy nhiên, JIT đòi hỏi chuỗi cung ứng phải hoạt động trơn tru, đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.
6. Agile Manufacturing (Sản xuất linh hoạt)
Agile Manufacturing là phương pháp sản xuất hiện đại, tập trung vào khả năng phản ứng nhanh trước sự thay đổi của thị trường. Doanh nghiệp áp dụng Agile thường sử dụng công nghệ số, dữ liệu lớn và hệ thống sản xuất linh hoạt để đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng.
Phương pháp này đặc biệt phù hợp trong bối cảnh thị trường biến động liên tục, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và tối ưu trải nghiệm khách hàng.
Giải pháp điều hành thực thi sản xuất Quasoft MES
Quasoft MES là giải pháp quản lý và điều hành thực thi sản xuất tiên tiến, giúp doanh nghiệp giám sát toàn bộ hoạt động tại nhà máy theo thời gian thực. Hệ thống kết nối chặt chẽ dữ liệu từ máy móc, dây chuyền, nhân sự đến nguyên vật liệu, tạo nên một bức tranh toàn diện về tiến độ, chất lượng và hiệu suất sản xuất.
Điểm nổi bật của Quasoft MES nằm ở khả năng:
- Giảm thời gian dừng máy, nâng cao hiệu suất vận hành thiết bị.
- Kiểm soát tồn kho sản xuất chặt chẽ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu.
- Truy xuất nguồn gốc sản phẩm nhanh chóng, minh bạch, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn quốc tế.
- Chuẩn hóa và số hóa quy trình sản xuất, loại bỏ giấy tờ thủ công, hạn chế sai sót.
- Cung cấp báo cáo phân tích theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác và kịp thời.
Với Quasoft MES, doanh nghiệp không chỉ tối ưu nguồn lực, giảm chi phí mà còn xây dựng nền sản xuất tinh gọn, linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
Như vậy, qua bài viết này Quasoft đã cho các bạn hiểu được điều hành sản xuất là gì cũng như quy trình và phương pháp giúp doanh nghiệp có thể điều hành sản xuất một cách hiệu quả. Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn và triển khai phần mềm quản lý sản xuất Quasoft MES hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chuyên nghiệp.
